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El Departamento de Compras es el responsable de las negociaciones con proveedores y del seguimiento a todo el proceso de compra, esto es, requisiciones de mercancía, órdenes de compra, condiciones comerciales y trámites de pago.
Las compras son una actividad administrativa que va mas allá del sencillo hecho de comprar. Incluye actividades de plantación y política que abarca un amplio rango de actividades relacionadas y complementarias .La mayoría de estas actividades estan relacionadas con el departamento de I + D (investigación y desarrollo) requeridos para la selección adecuada de los materiales y de las fuentes de abastecimiento.
Entre algunas de esas actividades se encuentran:
*la certeza de la entrega; la inspección de los embarques que llegan con objeto de asegurar que su calidad y cantidad sean las adecuadas.
*El desarrollo de procedimientos para implantar políticas de compra; la coordinación de las actividades de compras con otras divisiones internas relacionadas tales como ingeniería, producción y contabilidad.
*El desarrollo de comunicaciones efectivas con la alta gerencia con el fin de asegurarse una evaluación completa del rendimiento de la función de compra.
El departamento siempre debe tener como principio el mantenimiento o conservacion de la calidad adecuada. La calidad se refiere principalmente a lo adecuado que sea un artículo en lo que se refiere al cumplimiento de su propósito.